Không ai hoàn hảo cả. Khi bạn sắp xếp nhiều khách hàng hoặc một danh sách việc cần làm dài, một số email nhất định có thể không được mở trong điện thoại của bạn trong một khoảng thời gian đáng xấu hổ. Mặc dù bạn có thể cảm thấy xấu hổ, lo lắng hoặc buồn bã khi nhận ra sai lầm của mình, nhưng điều quan trọng là bạn phải khắc phục tình huống bằng cách liên lạc với người có liên quan thông qua một email trả lời muộn để xin lỗi.
Nếu giao tiếp bằng văn bản không phải là sở trường của bạn và bạn đang gặp khó khăn trong việc soạn thảo email này, đừng hoảng sợ! Chúng tôi đã đưa ra bốn mẫu trả lời email muộn cho các tình huống khác nhau để bạn có thể có cơ sở cho cách trả lời lời xin lỗi chân thành và cùng nhau lên kế hoạch tiến về phía trước.
Những thứ cơ bản
Bất kể lý do bạn viết email trả lời muộn là gì, có một số điều nên làm và không nên khi soạn thảo thông báo này.
- Hãy nhớ tất cả các yếu tố thích hợp của giao tiếp chuyên nghiệp. Mục đích của email này là để xin lỗi và chứng minh rằng bạn vẫn là một chuyên gia đáng để làm việc cùng. Có một dòng tiêu đề trực tiếp, cụ thể, bắt đầu bằng cách chào chuyên nghiệp, luôn luôn đọc hiệu đính, tránh những tiếng lóng thông thường, giữ một giọng điệu chuyên nghiệp và kết thúc bằng một chữ ký kết thúc. Khi bạn có một phản hồi chậm trễ, bạn có thể tỏ ra vô tổ chức và thiếu chuyên nghiệp. Chống lại quan niệm đó bằng một ghi chú chu đáo, được xây dựng tốt và tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn chuyên nghiệp của giao tiếp điện tử .
- Chấp nhận đổ lỗi khi đổ lỗi là do. Cho dù lý do của email trễ là gì - cho dù đó là trường hợp khẩn cấp cá nhân hay bạn hoàn toàn quên - xin chân thành xin lỗi vì sự chậm trễ. Chấp nhận sự đổ lỗi đó sẽ cho thấy rằng bạn chịu trách nhiệm về công việc của mình và không chỉ đổ lỗi cho người khác.
- Hãy cởi mở và trung thực. Nếu bạn cảm thấy thoải mái, bạn có thể chia sẻ lý do của sự chậm trễ của bạn. Đừng đi vào quá nhiều chi tiết cá nhân; thay vì nói rằng mẹ bạn được chẩn đoán mắc bệnh ung thư, hãy đơn giản nói rằng bạn đã nhận được một số tin xấu về một thành viên trong gia đình và bạn đang bận tâm đến việc giúp họ vượt qua giai đoạn khó khăn này. Mọi người đều có thể liên tưởng đến một thực tế là trong cuộc sống, những điều xảy ra. Đưa ra một cái nhìn nhỏ về cuộc sống của bạn mà không quá tiết lộ, có thể cho họ biết những gì bạn đang trải qua và họ sẽ hiểu thêm về nơi bạn đến.
- Đừng quá xúc động. Mặc dù điều quan trọng là phải trung thực với khách hàng của bạn, vì điều đó có thể thúc đẩy sự tin tưởng, nhưng có sự khác biệt giữa trung thực và TMI. Bất kể bạn đang phải trải qua điều gì, giao tiếp chuyên nghiệp không phải là nơi để giải quyết vấn đề của bạn. Giữ cho câu trả lời của bạn được trau chuốt và loại bỏ các chi tiết không cần thiết. Bạn có thể nói rằng bạn đã trải qua một mất mát, nhưng đừng nói cụ thể hơn điều đó.
- Chi tiết các bước tiếp theo của bạn về những gì bạn dự định làm trong tương lai. Quan trọng nhất, hãy khắc phục sự sai sót này bằng cách liên lạc với kế hoạch chi tiết của bạn về cách bạn sẽ tiến hành dự án về phía trước khi bạn đã bắt kịp. Hãy cho họ biết các bước của bạn là gì, bạn cần gì từ họ và cách cả hai có thể làm việc cùng nhau để đẩy nhanh tiến độ bất kỳ dự án nào bạn đang thực hiện.
Giao tiếp cởi mở và trung thực có thể giải quyết hầu hết mọi vấn đề. Một email có nội dung tốt có thể giúp bạn đi đúng hướng để hàn gắn mối quan hệ nghề nghiệp này.
Mẫu trả lời email muộn
1. Khi bạn chỉ quên trả lời
Tất cả chúng ta đều có tội về điều này; bạn mở một email, trả lời trong đầu, ghi nhớ để trả lời sau , và sau đó bạn ... không bao giờ trả lời. Vào thời điểm bạn nhớ, bạn đã để chúng treo trong một tuần hoặc lâu hơn.
gà cần được nấu chín để làm gì
Vậy làm cách nào để tạo phản hồi để không trông hoàn toàn thiếu chuyên nghiệp và vô tổ chức?
Người nhận -
Tôi rất xin lỗi vì chỉ trả lại email của bạn bây giờ. Tôi đã đọc email của bạn ngay sau khi bạn gửi nó và có ý định trả lời vào tối hôm đó. Với mọi thứ đang diễn ra, nó đã bị mất trong quá trình xáo trộn và tôi hy vọng bạn sẽ tha thứ cho tôi vì phản hồi muộn như vậy.
Sau khi xin lỗi, bạn có thể tiếp tục trả lời email của họ.
2. Khi bạn bỏ lỡ thời hạn dự án
Đôi khi, việc trả lời email chậm có thể khiến bạn bị trễ thời hạn. Trong trường hợp này, bạn không chỉ cần xin lỗi mà còn làm việc cùng với khách hàng để đưa ra một mốc thời gian có thể thay đổi phù hợp với nhu cầu của cả hai. Việc đưa ra các giải pháp và đề xuất từ phía bạn sẽ cho thấy rằng bạn đã sẵn sàng để giải quyết vấn đề và thích nghi.
Người nhận -
Tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng tôi chưa hoàn thành phần này của dự án và tôi đã bỏ lỡ thời hạn của chúng tôi. Tôi đã có một sự kiện cá nhân xảy ra ảnh hưởng đến tính khả dụng của tôi [hoặc] Do những phức tạp không lường trước được, phần cụ thể của nhiệm vụ này mất nhiều thời gian hơn so với thời gian tôi đã phân bổ trước đó trong dòng thời gian của chúng tôi. Tôi xin lỗi vì bất kỳ biến chứng nào mà điều này có thể gây ra cho bạn. Tôi tin rằng với sự cố gắng tận tâm, tôi sẽ có thể hoàn thành phần này của dự án vào ngày hôm nay. Để trở lại đúng tiến độ và đạt thời hạn tiếp theo, tôi khuyên chúng ta nên cử người này đến để giúp chúng ta hoàn thành dự án.
Sử dụng sai lầm này để hiểu kỹ năng quản lý thời gian của bạn và dự đoán trong tương lai nếu bạn sẽ bỏ lỡ thời hạn. Đôi khi cuộc sống xảy ra và mọi thứ nảy sinh, nhưng nếu bạn có thể nói với ai đó trước thời hạn trễ rằng bạn có thể cần gia hạn, họ có thể nhanh chóng xáo trộn mọi thứ theo ý mình để bạn có thể cùng nhau tìm ra giải pháp.
bạn có thể thay thế sữa nguyên chất cho sữa tách bơ không
3. Khi bạn trở về sau thời gian nghỉ
Bất cứ khi nào bạn vắng mặt ở văn phòng trong vài ngày, bạn nên thiết lập một phản hồi tự động nêu chi tiết khi nào bạn sẽ trở lại, cách liên hệ với bạn trong trường hợp khẩn cấp và họ có thể liên hệ với ai trong chờ đợi một phản hồi nhanh chóng. Tuy nhiên, nếu bạn ra ngoài đột xuất hoặc đơn giản là quên, đây là một cách hay để trả lời các tin nhắn khẩn cấp trong hộp thư đến của bạn.
Người nhận -
Cảm ơn bạn rất nhiều cho email của bạn! Tôi xin lỗi vì sự chậm trễ trong việc trả lời. Tôi đã không có mặt tại văn phòng từ [ngày này] cho đến sáng nay để giải quyết các việc riêng, nhưng tôi sẵn sàng trả lời câu hỏi của bạn.
Bạn có thể đưa ra một lý do cụ thể hơn cho sự vắng mặt của mình nếu bạn đang gần gũi với khách hàng, nhưng bạn có thể mập mờ ở mức cần thiết để bạn cảm thấy thoải mái.
Sau lần mở đó, bạn có thể cung cấp bất kỳ thông tin yêu cầu nào mà khách hàng của bạn cần.
4. Khi bạn không thể thực hiện được các điều khoản của dự án lâu hơn nữa
Những trường hợp khẩn cấp xảy ra. Người thân trong gia đình lâm bệnh nặng, người thân qua đời, bạn bị tai nạn phải nằm viện. Đôi khi, cuộc sống cản trở công việc và bạn chỉ đơn giản là không thể hoàn thành một dự án mà bạn đã hứa sẽ hoàn thành.
Khi bạn trả lời email muộn và bạn phải nói với họ rằng bạn không thể đảm nhận dự án nữa, hãy xử lý chủ đề một cách khéo léo và đưa ra các giải pháp mà bạn có thể là chìa khóa.
Đây là một email mẫu mà bạn có thể điều chỉnh để giải thích tình huống của mình.
Người nhận -
Gần đây, tôi đã trải qua một sự kiện tàn khốc trong cuộc sống cá nhân của mình đã ảnh hưởng đáng kể đến khả năng làm việc của tôi. Do sự kiện này, tôi sẽ không thể hoàn thành đầy đủ dự án của bạn được nữa. Trong tương lai gần, tôi đã quyết định nghỉ việc để giúp đỡ gia đình và tôi sẽ không thể hoàn thànhdự án.
Ở vị trí của tôi, tôi rất khuyến khích người này tiếp quản công việc. Tôi đã điền thông tin chi tiết về dự án của bạn và sao chép chúng vào email này để hai bạn có thể bắt đầu nói về các bước tiếp theo cần thiết trong dự án. Người này có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này và tôi nghĩ bạn sẽ thực sự thích làm việc với họ.
Sao chép người mới mà bạn đang giới thiệu để đảm nhận công việc trong email để khách hàng của bạn có thể bắt đầu làm việc với họ ngay lập tức. Làm như vậy sẽ giúp mọi người bắt đầu chọn dự án mà bạn đã dừng lại càng sớm càng tốt.
Khối lượng công việc bạn sẽ phải làm trong quá trình chuyển đổi dự án sẽ phụ thuộc nhiều vào loại công việc bạn đang làm. Nếu bạn là một nhà quay phim tự do và không còn có thể đưa tin về sự kiện, bạn có thể chỉ cần thông báo cho người làm nghề tự do mới về chi tiết sự kiện và kỳ vọng của khách hàng để họ có thể tiếp nhận buổi chụp từ đó. Nếu bạn đang chuyển dự án cho một người khác trong công ty của mình, hy vọng họ đã quen với mô tả công việc của bạn và khách hàng mà họ đang tiếp quản trong thời điểm hiện tại.
các bước để bắt đầu một thương hiệu quần áo
Giữ cho phản hồi email muộn của bạn một cách trung thực
Ngay cả khi bạn đã mất vài ngày để phản hồi, điều quan trọng nhất bạn có thể làm để cứu vãn mối quan hệ là cởi mở và trung thực trong giao tiếp. Mọi người coi trọng sự trung thực và lời xin lỗi chân thành vì sự chậm trễ sẽ gửi đi một thông điệp mạnh mẽ rằng bạn đã sẵn sàng để sửa chữa những sai lầm của mình.
Trong tương lai, hãy cố gắng nhớ rằng một phản hồi ngắn gọn sẽ tốt hơn là im lặng. Nếu bạn không có thời gian để gửi phản hồi đầy đủ, hãy gửi email nhanh cho biết bạn đã nhận được tin nhắn của họ và mong sớm được trò chuyện chi tiết với họ. Sau đó, thiết lập lời nhắc trên điện thoại để nhắc bạn trả lời khi có thêm thời gian. Biết rằng họ chưa bị lãng quên, nhưng bạn đang xử lý việc khác, hãy gửi thông điệp mà bạn quan tâm. Đừng trì hoãn việc phản hồi; chỉ cần dành một chút thời gian để gửi một tin nhắn nhanh chóng có thể tạo ra một thế giới khác biệt.
