Cách viết đánh giá hiệu suất

Không phải ai cũng thích triển vọng nhận được phản hồi về hiệu quả công việc của họ. Ngay cả đối với những nhân viên xuất sắc nhất, việc không biết sếp của họ sẽ nói gì về họ trong một bản đánh giá hiệu suất hàng năm có thể gây lo lắng. Đó là lý do tại sao điều cực kỳ quan trọng là viết một bản đánh giá hiệu suất tôn trọng, trung thực và công bằng cho nhân viên của bạn. Bất kể bạn viết gì, hãy cung cấp nó với lòng trắc ẩn.

Viết các bản đánh giá hiệu suất cũng có thể gây căng thẳng cho sếp. Làm thế nào bạn có thể khéo léo nói với ai đó về các lĩnh vực trong mô tả công việc của họ mà họ đã bỏ sót điểm nào? Làm thế nào bạn có thể mô tả rõ ràng cho ai đó về những cách chính xác mà họ có thể cải thiện hiệu suất của mình?

Dưới đây là một số mẹo, phương pháp hay nhất và những điều cần tránh khi tạo bản đánh giá hiệu suất sẽ giúp nhân viên của bạn tự tin tiến lên và cải thiện.

Lợi ích của Đánh giá Hiệu suất

Đánh giá hiệu suất của nhân viên nên được coi là một trải nghiệm tích cực vì họ đóng một vai trò quan trọng đối với sức khỏe của công ty. Đây là cơ hội để các nhà quản lý và nhân viên thảo luận về các phương pháp mà công ty có thể áp dụng để đạt được thành công hiệu quả hơn trong tương lai. Bạn có thể nhìn vào điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên, người quản lý và công ty nói chung.

Đánh giá hiệu suất thành công sẽ là:

• Hữu ích cho nhà tuyển dụng: Đánh giá hiệu suất phải là một cuộc trò chuyện. Nhân viên nên được tạo cơ hội để bày tỏ một cách cởi mở cách họ nghĩ rằng nhóm và công ty có thể làm việc hiệu quả hơn. Bạn sẽ được nghe một góc nhìn mới mẻ về những gì không hiệu quả theo quan điểm của nhân viên.
• Hữu ích cho nhân viên: Một bản đánh giá được viết tốt sẽ cung cấp cho nhân viên sự xác nhận về công việc tốt mà họ đang làm và phản hồi mang tính xây dựng về cách họ có thể cải thiện. Điều này sẽ giúp họ phát triển một cách chuyên nghiệp và cho họ những mục tiêu rõ ràng để hướng tới. Điều này sẽ giúp họ cải thiện bản thân vì lợi ích của sự nghiệp và là tài sản của công ty.
• Hữu ích cho công ty: Thông qua những đánh giá này, ban quản lý và nhân viên có cơ hội xem tất cả họ có thể làm việc cùng nhau như thế nào để cải thiện nói chung. Ban quản lý có thể xem mọi người đang làm như thế nào trên toàn bộ ban quản trị, cả ở cấp độ cá nhân và cấp độ công ty. Sau đó, họ có thể phát triển một kế hoạch trò chơi để giải quyết các khu vực có vấn đề và tận dụng những thành công.

Các bài đánh giá là lời cảm ơn của bạn về công việc đã hoàn thành tốt và là lộ trình cải tiến cho toàn công ty.

Quy trình Đánh giá Hiệu suất

Trong một công ty đủ lớn, nhiệm vụ quản lý đánh giá kết quả hoạt động sẽ thuộc về bộ phận nhân sự (HR). Lãnh đạo nhân sự sẽ phát phiếu đánh giá trước thời hạn cho cả người đưa ra đánh giá và người được đánh giá. Người được đánh giá sẽ hoàn thành bản tự đánh giá, nhận xét về những gì họ đã làm thành công trong năm đó và lưu ý những lĩnh vực mà họ tin rằng họ có thể cải thiện với sự hướng dẫn và đào tạo.

Tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc của doanh nghiệp, điều này sẽ khác nhau trong từng ngành. Đối với một công ty nhỏ chỉ có một số ít nhân viên, người quản lý hoặc thậm chí chủ sở hữu là người tốt để quản lý các đánh giá. Người đưa ra đánh giá nên ở vị trí quản lý cấp trên và có liên hệ thường xuyên với các nhân viên mà họ đang đánh giá hàng ngày. Đôi khi, các thành viên trong nhóm sẽ đánh giá lẫn nhau trong quá trình cộng tác đánh giá đồng nghiệp. Cách tiếp cận này hoạt động tốt khi các đồng nghiệp làm việc chặt chẽ với nhau hơn so với một người nào đó ở vị trí quản lý.

Những điều cần tránh khi viết đánh giá hiệu suất

Khi viết đánh giá, có những phương pháp hay nhất và có những kỹ thuật có vấn đề dẫn đến việc đánh giá không hiệu quả. Dưới đây là một số điều cần tránh khi thực hiện quá trình xem xét.

• Đừng chỉ ra những tiêu cực mà không đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Nếu bạn nói với một nhân viên rằng họ đang làm điều gì đó kém hoặc không chính xác, bạn cần cho họ biết cách hiệu quả hoặc đúng đắn nhất để làm điều đó. Nếu bạn không cung cấp cho họ những cách hữu hình để cải thiện và những công cụ họ cần để thành công , đừng mong đợi hiệu suất của nhân viên sẽ khác đi vào lần tới khi họ nhận được đánh giá. Nếu bạn không có thời gian để phác thảo quy trình cụ thể, hãy đảm bảo rằng bạn sắp xếp một cuộc hẹn tiếp theo với một nhân viên quan trọng có thể dạy họ.
• Đừng chi phối cuộc trò chuyện. Cần có sự tham gia của nhân viên trong cuộc trò chuyện. Trong khi bạn nên điều khiển cuộc trò chuyện khi thảo luận về hiệu suất của nhân viên, hãy tiếp thu những gì họ nói về cấu trúc của công ty và phong cách quản lý của bạn. Không ai biết quy trình và cấu trúc của một công ty như một người điều hướng nó hàng ngày và họ được trang bị tốt để đưa ra phản hồi về những gì hoạt động hiệu quả và không hiệu quả. Và nếu bạn không sẵn sàng lắng nghe lời phê bình của họ, thì họ sẽ bỏ bao nhiêu cổ phần vào bài phê bình mà bạn cung cấp cho họ?
• Đừng Đống trên. Ngay cả đối với nhân viên có thành tích kém nhất, bạn cũng không thể có một cuộc đánh giá thành công nếu chỉ nửa giờ bạn đã nói cho họ biết tất cả những gì họ đang làm sai. Không liên tục trong suốt quá trình đánh giá, hãy đảm bảo rằng bạn ghi chú những điều họ đang làm một cách chính xác. Nếu họ cảm thấy như tất cả những gì bạn thấy ở họ là tiêu cực, tại sao họ nên cảm thấy có động lực để cải thiện trong tương lai? Cố gắng nhóm những thứ họ có thể làm vào các danh mục cụ thể để bạn không bị vướng vào các chi tiết cụ thể kén nitơ. Cung cấp cho họ một cái nhìn tổng thể về các lĩnh vực cần chú ý và đưa ra các giải pháp về cách họ có thể cải thiện, thay vì vạch ra từng điều họ làm sai.

Bây giờ bạn đã có ý tưởng về những điều cần tránh, đây là một số phương pháp hay nhất để kết hợp vào bài đánh giá của bạn.

• Kết thúc bài đánh giá với những mặt tích cực. Ngay cả khi bạn cảm thấy nhân viên đã làm không có giá trị gì, nếu bạn muốn họ lắng nghe và giữ lại phản hồi của bạn, bạn cần bắt đầu và kết thúc bằng lời khen ngợi để giữ tinh thần của họ . Nếu bạn bắt đầu cuộc trò chuyện với những điều tiêu cực, nhân viên có thể ngừng hoạt động và không nghe một lời đánh giá nào. Nếu họ cảm thấy họ chỉ nghe tiêu cực sau tiêu cực, họ sẽ không thể xử lý và xem xét tất cả các phản hồi. Ít nhất, hãy cung cấp cho họ điều gì đó tích cực để bắt đầu cuộc trò chuyện và điều gì đó tốt đẹp để kết thúc cuộc họp. Nếu họ bỏ đi mà cảm thấy vô dụng, họ sẽ không có động lực hoặc khả năng để cải thiện.
• Đưa ra những cách hữu hình để hành động dựa trên phản hồi mang tính xây dựng. Khi thảo luận về các lĩnh vực cần cải thiện của nhân viên, hãy đảm bảo bạn giải thích chính xác cách họ có thể cải thiện. Nếu bạn viết nhân viên viết báo cáo kém, hãy cho họ biết chính xác cách viết báo cáo tốt. Họ có thể không giỏi một thứ gì đó bởi vì họ chưa bao giờ được chỉ ra cách thích hợp để làm điều đó. Phản hồi tiêu cực vì lợi ích của phản hồi tiêu cực không mang lại cho nhân viên bất kỳ cách nào để phát triển trong tương lai.
• Đưa ra xếp hạng hiệu suất bằng số hoặc chữ cái. Phương pháp này có thể không hoạt động cho mọi ngành. Bộ não của một số người không xử lý một khối văn bản cũng như các con số. Nếu bạn có một hệ thống chấm điểm xác định, nhân viên có thể có ý tưởng rõ ràng hơn về vị trí của họ. Nếu ngành của bạn có các tiêu chuẩn định lượng, thì các hệ thống phân loại này rất dễ tạo ra. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực bán hàng, có thể trung bình 100 lần bán hàng trong một tháng là điểm A. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực dịch vụ khách hàng, bạn có thể dựa trên thước đo thành công của việc thu ngân có thể quét các mặt hàng nhanh như thế nào. Trong các ngành mà bạn có quyền truy cập vào dữ liệu định lượng, có lẽ việc thiết lập hệ thống chấm điểm có thể giúp nhân viên hiểu rõ hơn về xếp hạng hiệu suất của họ theo tiêu chuẩn của công ty.
• Trung thực nhưng hợp lý. Một nhân viên sẽ không tiến bộ khi bài đánh giá của họ chỉ có những lời khen ngợi. Cung cấp cho họ phản hồi trung thực là một lời khen ngợi trong và của chính nó; điều đó cho thấy rằng bạn tin tưởng vào khả năng phát triển và cải thiện của họ với tư cách là một người chuyên nghiệp. Nếu nhân viên của bạn ở phía đối diện của phạm vi, họ sẽ không thể cải thiện nếu bài đánh giá chỉ kéo dài nửa giờ sau khi bạn mắng mỏ họ. Tập trung vào những mặt tích cực và tiêu cực cho tất cả nhân viên của bạn để tất cả họ có thể cải thiện và tiếp thu những lời phê bình.

Đánh giá hiệu suất không nên là một cuộc trò chuyện đơn lẻ; đó là sự khởi đầu của sự phát triển đối với nhân viên, ban quản lý và cấu trúc của công ty. Điều quan trọng là dành thời gian để đặt mục tiêu và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng để nhân viên có điều gì đó để tiếp cận và những cách hữu hình để cải thiện hiệu suất của họ.

Tốt nhất, không có gì được nói trong đánh giá thành tích nên gây bất ngờ cho nhân viên. Các kênh liên lạc thích hợp giữa quản lý và nhân viên nên được mở quanh năm, không chỉ một năm một lần. Đánh giá chính thức chỉ đơn giản là một cách để tóm tắt lại năm theo cách cung cấp cho tất cả các bên liên quan một lộ trình rõ ràng để cùng nhau tiến lên phía trước với tư cách là một nhóm.