Là kế toán, thật dễ dàng nghĩ rằng tất cả các biệt ngữ tài chính mà chúng tôi sử dụng chỉ đơn giản là kiến thức thông thường. Có thể đó là một lý do khiến chúng tôi bị lãng quên khi nhóm mời đi chơi (Không phải lúc nào cũng có thể đổ lỗi cho bộ lọc SPAM.)
Để các doanh nghiệp vừa và nhỏ thực sự phát triển, tất cả mọi người cần hiểu những gì đang xảy ra và các dữ kiện tài chính cần được giải thích bằng tiếng Anh đơn giản. Đối với những lúc chúng ta chỉ không thể tránh các thuật ngữ kỹ thuật, chúng tôi cung cấp cho bạn bản tóm tắt nhanh các thuật ngữ kế toán phổ biến và ý nghĩa thực sự của chúng.
Kế toán kép
Hãy bắt đầu với cái này vì nó nghe có vẻ đáng sợ nếu bạn không chắc nó nghĩa là gì. Đừng lo lắng, không ai giữ hai bộ sách. Không có gì gian xảo đang xảy ra ở đây. Kế toán kép là một hệ thống có hai hoặc nhiều tài khoản bị ảnh hưởng bởi mỗi giao dịch. Đây là cách tốt nhất để phản ánh thực tế tài chính mà chúng tôi đang cố gắng ghi lại.
Ví dụ: nếu bạn sử dụng tiền mặt để mua hàng tồn kho, cả tài khoản Tiền mặt và tài khoản Hàng tồn kho sẽ bị ảnh hưởng. Nếu bạn thực hiện một dịch vụ và lập hóa đơn cho khách hàng, thì cả tài khoản Doanh thu dịch vụ và Tài khoản phải thu sẽ bị ảnh hưởng.
NGÁP
GAAP (khoảng cách phát âm) là viết tắt của Nói chung là chấp nhận các nguyên tắc kế toán . Đây là một tập hợp các thông lệ tiêu chuẩn mà các công ty Hoa Kỳ sử dụng để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang. Những nguyên tắc này làm cho báo cáo tài chính dễ đọc hơn và dễ so sánh hơn đối với các nhà đầu tư và các bên liên quan bằng cách cho phép họ so sánh quả táo với quả táo.
Mặc dù Hoa Kỳ dựa vào GAAP, hầu hết các công ty quốc tế sử dụng IFRS (Tiêu chuẩn Báo cáo Tài chính Quốc tế).
Sổ cái
Ngày xửa ngày xưa, có một cuốn sổ cái ghi chép tất cả các mục. Ngày nay, sổ cái chung thường là điện tử nhưng nó vẫn là nơi lưu trữ các mục nhập được thực hiện để ghi lại từng giao dịch trong hệ thống sổ sách kế toán kép của bạn.
Thông tin trong sổ cái cuối cùng được sử dụng để tạo báo cáo tài chính cho mục đích báo cáo.
Mục nhập Nhật ký
Các bút toán ghi nhật ký là các bút toán được lập trên sổ cái để ghi lại các giao dịch. Nhiều bút toán hiện nay đã được tự động hóa bằng phần mềm kế toán, vì vậy hầu hết các bút toán ghi sổ hiện nay đều là bút toán điều chỉnh thủ công vào cuối tháng. Những mục này thường bao gồm số tiền đô la, tên hoặc số lượng tài khoản có liên quan, ngày tháng và mô tả về giao dịch để rõ ràng hơn về sau.
Tiền lẻ
ĐẾN tiền lẻ tài khoản là một cách phổ biến để đơn giản hóa các chi phí văn phòng nhỏ. Một lượng nhỏ tiền mặt được giữ trong tay, dưới sự quản lý của một người được chỉ định. Khi cần tiền mặt để thanh toán cho người giao hàng, lấy thức ăn cho văn phòng hoặc bổ sung các vật dụng văn phòng nhỏ, quỹ này có thể được sử dụng để tránh việc viết séc hoặc gửi thẻ tín dụng của công ty vào tay bất kỳ ai đang làm việc vặt.
Bảng cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán là một trong những báo cáo tài chính quan trọng và là một trong những báo cáo bạn thường xuyên nghe đến. Nó cho thấy số dư hiện tại của tài sản và nợ phải trả của công ty tại một thời điểm nhất định. Nó có thể được coi như một bức ảnh chụp nhanh những gì bạn sở hữu và những gì bạn nợ.
P&L
Đây là báo cáo lãi và lỗ, còn được gọi là báo cáo thu nhập. Nó ghi lại doanh thu và chi phí của công ty, hy vọng sẽ cho thấy lợi nhuận sau cùng. Đúng vậy, dòng dưới cùng thường được đề cập là dòng dưới cùng của P&L, nơi thể hiện thu nhập ròng.
Không giống như bảng cân đối kế toán, hiển thị các con số vào một ngày cụ thể, P&L báo cáo doanh thu và chi phí trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là một tháng hoặc một năm.
Báo cáo lưu chuyển tiền mặt
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ báo cáo lượng tiền thực tế ra vào công ty trong một thời kỳ nhất định. Trong trường hợp P&L báo cáo doanh thu kiếm được, báo cáo lưu chuyển tiền tệ chỉ hiển thị số tiền thực tế thu được. Trong trường hợp P&L thể hiện các chi phí phát sinh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ chỉ hiển thị các khoản thanh toán bằng tiền mặt thực tế đã được phát hành.
Điều quan trọng là phải biết cả lợi nhuận và dòng tiền của công ty để đưa ra quyết định khôn ngoan.
Cơ sở tiền mặt
Tài chính của bạn được ghi lại theo một trong hai cách. Cách tiếp cận đơn giản hơn, thường được sử dụng bởi các công ty nhỏ hơn, là cơ sở tiền mặt . Báo cáo cơ sở tiền mặt ghi lại thu nhập và chi phí khi tiền mặt được chuyển giao, chứ không phải khi thu nhập kiếm được hoặc phát sinh chi phí. Ví dụ: nếu bạn thực hiện công việc vào tháng 8 và nhận thanh toán vào tháng 9, hệ thống cơ sở tiền mặt sẽ ghi nhận thu nhập đó vào tháng 9, khi tiền mặt thực sự được nhận.
Cơ sở tích lũy
Các cơ sở tích lũy là cách tiếp cận thứ hai để báo cáo các giao dịch. Trong hệ thống này, bạn tích lũy thu nhập và chi phí bằng cách ghi lại chúng khi chúng thực sự xảy ra, ngay cả khi tiền chưa đổi chủ. Trong ví dụ ở trên, bạn sẽ ghi lại thu nhập kiếm được trong tháng 8 dưới dạng doanh thu và một khoản phải thu. Khi thanh toán đến trong tháng 9, thu nhập sẽ không được ghi nhận nhưng khoản thanh toán sẽ làm giảm số dư tài khoản phải thu.
Đóng sách
Còn cách nào tốt hơn để đóng danh sách này hơn là đóng các cuốn sách? Quy trình khóa sổ hàng tháng liên quan đến việc đối chiếu các tài khoản cho chính xác, thực hiện bất kỳ bút toán điều chỉnh nào đối với sổ cái và đảm bảo rằng các sổ sách là chính xác trước khi lập báo cáo tài chính.
