Quản lý danh sách các dự án cho các bên liên quan, những người đều cảm thấy các dự án của họ đáng được bạn quan tâm đầy đủ có thể khiến bạn choáng ngợp. Nếu bạn có trách nhiệm tìm ra đâu là ưu tiên và điều gì sẽ xảy ra tiếp theo trong dòng các dự án có vẻ quan trọng, cần phải xem xét bốn yếu tố: tính cấp bách, chi phí, các sự kiện không lường trước được, nguồn lực và các lựa chọn thay thế.
Khẩn cấp
Tính cấp thiết phải là yếu tố chính trong việc quyết định dự án nào cần giải quyết trước, nhưng tính cấp bách trước tiên phải được xác định. Những lợi ích và các yếu tố rủi ro là gì? Chi phí của việc không hành động là gì? Nếu chi phí không thực hiện dự án gây bất lợi cho việc kinh doanh, thì giải pháp thay thế duy nhất của bạn có thể là tiếp tục. Phân bổ các nguồn lực của bạn cho phù hợp và xác định thời gian cần thiết để hoàn thành các dự án ưu tiên này.
Trị giá
Điều gì xảy ra khi chi phí là một yếu tố chính? Sử dụng công cụ quản lý dự án có thể giúp bạn xác định chi phí của một dự án là bao nhiêu, nhưng đừng quên so sánh con số đó với chi phí không thực hiện dự án. (Luôn luôn có một khoản chi phí bỏ ra.) Tiếp theo, bạn sẽ muốn xác định dự án nào có thể được hoàn thành trong khoảng thời gian ít nhất. Các công cụ bạn có thể sử dụng để đưa ra các quyết định này bao gồm chi phí dựa trên hoạt động, ước tính tương tự, ước tính tham số và ước tính ba điểm như PERT (kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình).
định nghĩa bài thơ vôi là gì
Sự kiện không lường trước
Khi bạn đã trả lời các câu hỏi về mức độ khẩn cấp và chi phí, bạn sẽ cần phân tích các sự kiện không lường trước có thể tác động đến các dự án đang hoạt động như thế nào. Các thay đổi chính sách hoặc chương trình sắp tới có được lên kế hoạch không? Có gì thay đổi kể từ khi dự án được thêm vào hàng đợi không? Nếu vậy, liệu có bất kỳ tình huống nào trong số này thay đổi mức độ khẩn cấp hoặc chi phí cho các dự án của bạn không? Đây là tất cả các câu hỏi cần được trả lời trong khi xem xét các dự án đang mở của bạn.
Tài nguyên và Giải pháp thay thế
Biểu đồ hoạt động trên mũi tên có thể giúp bạn xác định các dự án có thể được kết nối. Nhận được một cái nhìn vào các kết nối cho phép bạn phân bổ tài nguyên đúng cách và thậm chí chỉ định các dự án dựa trên chuyên môn hóa. Điều này có thể giải phóng các tài nguyên khác mà bạn có thể phân bổ cho các dự án không liên quan, giúp giảm tắc nghẽn của các dự án trong hàng đợi. Ngoài ra, thực hiện phân tích đường dẫn quan trọng giúp bạn dễ dàng vạch ra từng nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành một dự án. Điều này cũng phát hiện ra các lĩnh vực dự án có thể phụ thuộc vào những người khác. Tiếp theo, hãy xem liệu có các lựa chọn thay thế để hoàn thành dự án như ban đầu nó được đặt ra hay không. Khi nghi ngờ - và nếu bạn không có băng thông để thực hiện các phân tích này - hãy tìm sự trợ giúp của người quản lý dự án.
Hãy suy nghĩ về tất cả các yếu tố được đề cập ở trên, và sau đó xem xét chi phí thuê ngoài cho một nhà quản lý dự án có trình độ, người có kỹ năng đưa ra các quyết định như vậy. Điều này có vẻ tốn kém, nhưng quay bánh xe của bạn và bị kẹt do không hoạt động có thể có thẻ giá cao hơn. Ngoài ra tốn kém là nguy cơ bỏ lỡ cơ hội.
cách miêu tả đôi mắt bằng văn bản
Đưa tổ chức của bạn vào vị trí tốt nhất để duy trì hoạt động nhanh nhẹn và hiệu quả chưa bao giờ quan trọng hơn thế. Khi đưa ra các quyết định lập kế hoạch và quản lý dự án, hãy chắc chắn rằng bạn không đeo kính cận và chiêm nghiệm từng góc độ trong quá trình tiến lên với công việc.
